​

Rekisteriseloste 

​

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. 

​

1. Rekisterinpitäjä  

Fidebon Oy (3385678–8) 

Yhteystiedot:  
Eteläesplanadi 2 
00130 Helsinki  

​

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa  

Fidebon Oy  
Eteläesplanadi 2 
00130 Helsinki 
info@fidebon.fi 
 

2. Rekisteröidyt  

​

Rekisteri sisältää potentiaalisten, nykyisten ja entisten yksityisasiakkaiden ja asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä vastapuolten henkilötietoja. Rekisteri sisältää yksityishenkilöiden ja heidän perheenjäsenten tietoja siltä osin kuin niitä tarvitaan oleskelulupaneuvonnassa/muussa neuvonnassa ja asiakkaan avustamisessa sekä eettisen rekrytoinnin varmistamiseksi. Rekisteri voi sisältää myös Fidebon Oy:lle hakeneiden työnhakijoiden tietoja. 

​

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus  

​

Rekisterin pitämisen peruste: 

​

• henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella 

• henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella 

• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite 

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

 

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus  

​

​Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:   

• tarjouspyyntöihin vastaaminen  

• asiakassuhteen hoitaminen kuten rekisteröityjen asiakkaiden henkilötietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden aikana, esteellisyyksien selvittäminen, rahanpesun estäminen, asiakasrekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä reklamaatioiden hoitaminen

• palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen sekä laadunvarmistukseen 

• riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen 

• asiakaspalveluun 

• markkinointiin 

• rekrytointiin 

• lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen. 

 

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot  

​

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot asiakkaiden kohdalla:

 

• nimi 

• osoite 

• sähköposti 

• puhelinnumero 

• henkilötunnus  

• laskutustiedot 

• vakuutusta tai oikeusapua koskevat tiedot 

• muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (ml. toimeksiantoon liittyvien muiden osapuolten tiedot). 

 

Tarvittaessa rekisteriin talletetaan myös seuraavat tiedot, mikäli henkilöasiakas tilaa itselleen tai yritysasiakas tilaa työntekijälleen ja/tai hänen perheenjäsenilleen oleskelulupiin tai Suomeen asettautumiseen liittyvää konsultointia tai oikeudellista neuvontaa. Asiakkaalta kysytään ja rekisteriin talletetaan vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä asianmukaisen ja laadukkaan neuvonnan toteuttamiseksi. Tiedot ovat tarpeen esimerkiksi silloin, jos asiakas haluaa, että häntä avustetaan sopivan oleskeluluvan arvioimisessa ja/tai sen hakemisessa.  

​

• kansalaisuus 

• syntymäaika 

• syntymäpaikka 

• sukupuoli 

• ammatti 

• koulutustausta 

• parisuhdestatus/avioliittoa koskevat tiedot/muut perhetiedot 

• tulo- ja varallisuustiedot 

• työtä koskevat tiedot (kuten työsopimus) 

• maahanmuuttoon liittyvät tiedot 

• äidinkieli 

• vakuutustiedot 

• muu mahdollinen vaadittu sensitiivinen tieto.

 

Yritysasiakkaalta, joka tilaa kansainvälisen rekrytoinnin konsultointia ja/tai oikeudellista neuvontaa, jonka seurauksena yritys palkkaa Suomesta tai ulkomailta työntekijän, tulee yritysasiakkaan toimittaa palkattavan työntekijän keskeiset yhteystiedot ja kopio työsopimuksesta Fidebon Oy:lle.  

​

Tietojen keräämisen tarkoituksena on se, että Fidebon Oy varmistaa rekrytoitavien työntekijöiden työsuhteiden ehtojen lainmukaisuuden ja informoi työntekijöitä  heidän keskeisistä oikeuksistaan Suomessa työskentelyn osalta. Fidebon Oy varmistaa näin omalta osaltaan, että sen asiakasyritykset toimivat vastuullisesti ja eettisen rekrytoinnin käytäntöjen mukaan. Fidebon Oy tarjoaa palveluitaan vain yrityksille, jotka sitoutuvat vastuullisuuteen ulkomaisen työvoiman käytön suhteen.  

 
Asiakastiedot 

​

• tiedot ostetuista palveluista 

• sopimukset 

• toimeksiantoihin liittyvä asiakasviestintä (kuten sähköpostit).

​

​

5. Verkkosivujen käyttöön liittyvä henkilötietojen käsittely 

​

Rekisterinpitäjän kotisivujen käyttäjistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Palvelun käytöstä voidaan kerätä kootusti ainoastaan tilastollista tietoa.  

​

Asiakas tai potentiaalinen asiakas voi ottaa yhteyttä kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta. Lomakkeen kautta lähetetyt viestit edellyttävät nimen ja yhteystietojen jättämistä. Henkilötiedot arkistoituvat nettisivujen palveluntarjoajan tietokantaan. Yhteydenottolomake poistetaan arkistosta viimeistään kahden kuukauden kuluttua, mikäli yhteydenotto ei ole johtanut asiakkuuteen tai sama tiedot löytyvät muusta asiakasviestinnästä (kuten asiakkaan kanssa käydyistä sähköpostikeskusteluista).  

​

6. Rekisteröidyn oikeudet  

​

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@fidebon.fi   

​

Tarkastusoikeus  

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.   

​

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

 

Vastustamisoikeus  

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.   

​

Suoramarkkinointikielto  

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.  

​

Poisto-oikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.   

​

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. 

​

Suostumuksen peruuttaminen ​

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. 

​

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.  

Valitusoikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.  

​

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html  

​

7. Säännönmukaiset tietolähteet  

​

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:  

• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana 

• asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta 

• asiakkaan Suomeen rekrytoitavalta työntekijältä  

• asiakkaan rekrytoitavan työntekijän perheenjäseneltä hänen suostumuksellaan 

• julkisista ja yksityisistä rekistereistä tai lähteistä 

• tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavalta osapuolelta.

​

8. Käsittelyn kesto  

​

• säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen asiakassuhteen päättymishetken jälkeen 10 vuotta 

• asiakassuhteen päättyminen määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta

• osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin 

• rekrytointiprosessissa mukana olleiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin aikana, jonka jälkeen henkilötietoja säilytetään kahden vuoden ajan.

​

9. Henkilötietojen käsittelijät 

​

Asiakasrekisteriä käsittelevät Fidebon Oy:n työntekijät ja vuokratyöntekijät tai alihankkijat, joiden työtehtäviin kuuluu Fidebon Oy:n palveluiden tuottaminen. Pääsy asiakasrekisterin henkilötietoihin on vain henkilöillä, jotka välttämättä tarvitsevat henkilötietoja työtehtävien suorittamiseksi.  

​

Silloin kun ulkoistamme henkilötietojen käsittelyä osittain kolmannelle osapuolelle, takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.  

​

10. Henkilötietojen käsittelijät, tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle  

​

Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei lainsäädäntö tai viranomainen tai Fidebon Oy:n ja asiakkaan välinen sopimus velvoita meitä niin tekemään. 

​

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä kansainvälisiä pilvipalveluita, joiden yhteydessä joissain tapauksissa henkilötietoja siirtyy  EU/ETA:n ulkopuolelle. Kun palveluntarjoajat omalta osaltaan siirtävät henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta varmistamalla, että palveluntarjoaja käsittelee tietoja EU:n GDPR-asetuksen mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että varmistamme, että palveluntarjoaja täyttää joko Euroopan komission riittävyyspäätökset tai käytössä on komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. 

 

Lista palveluista, joiden palveluntarjoajat säilyttävät tai käsittelevät henkilötietoja puolestamme: 

 

Wix.com – Wix.com on verkkosivujen palveluntarjoaja. Asiakas voi halutessaan jättää sivuillamme yhteydenottopyynnön. Yhteydenottopyynnössä kysytään asiakkaan yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero). Lomake tallentuu palveluntarjoajan pilvipalveluun, jossa  dataa säilytetään. Tämä on välttämätöntä, jotta voimme tarjota helpon ja joustavan yhteydenottolomake -toiminnallisuuden nettisivuillamme. Wixin palvelimet sijaitsevat eri puolella maailmaa. Wix noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta.  

​

Yhteydenottolomakkeen lähettämisen jälkeen kontaktoimme potentiaalisen asiakkaan ja jatkamme jatkokeskustelua puhelimessa/ sähköpostilla. Palvelun tilaamisen yhteydessä yhteystiedot tarkastetaan sähköpostilla, jonka jälkeen yhteydenottolomake poistetaan Wixistä. Mikäli yhteydenotto ei johda tilaukseen, poistetaan yhteydenottolomake Wixin sivuilta viimeistään kahden kuukauden sisällä.  

 

Asiakashallintajärjestelmä – Käyttämämme palveluntarjoaja säilyttää tietoja pilvipalvelussa. Palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Palveluntarjoaja on sitoutunut EU US Frameworkiin, joka takaa tietoturvallisuuden. 

 

Tilitoimisto – Käyttämämme tilitoimisto kerää käyttäjien henkilötietoja. Tämä on välttämätöntä, jotta voimme lähettää esimerkiksi laskut asiakkaille. Palvelun kautta kerätyt henkilökohtaiset tiedot tallennetaan ja käsitellään EU/ETA-alueella tai sellaisissa kolmansissa maissa, joilla on Euroopan komission mielestä riittävä suojan taso, tai jota käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, jotka ovat tehneet täysin kolmansien maiden siirtojen laillisuuden mukaisia sopimuksia tai muut palvelun tarjoajat, joilla on riittävät takeet siirrettävien tietojen rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi.  

 

Asiakastieto  – Käyttämämme palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja hallinoidakseen palveluiden käyttöoikeuksia sekä palveluiden käyttöä tai todetakseen henkilön vastaavan yrityksessä ESG-toiminnoista. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja myös markkinoidakseen palveluitaan sekä asiakasviestintää varten.  

​

Palveluntarjoaja luovuttaa kolmansille tahoille henkilötietojasi EU/EEA alueen ulkopuolelle. Palveluntarjoaja voi luovuttaa henkilötietojasi joissain tilanteissa EU/ETA alueen ulkopuolelle esimerkiksi käyttämillensä palveluntarjoajille. Näissä tilanteissa palveluntarjoaja varmistaa, että henkilötietosi suojataan riittävällä tavalla. Palveluntarjoaja käyttää sopimuksissaan tarvittaessa vakiosopimuslausekkeita ja muita välineitä henkilötietojen suojaamiseksi. 

​

 

Facebook –  Facebook on internetissä toimiva yhteisöpalvelu, jossa Fidebon Oy:llä on oma tili, jota voimme käyttää markkinointiin ja näkyvyyden lisäämiseen. Voimme julkaista päivityksiä ja kommentoida omia tai muiden julkaisuja. Emme lähesty asiakkaita oma-aloitteisesti henkilökohtaisilla viesteillä Facebookissa, ellei asiakas ole ilmaissut kiinnostustaan kontaktoinnille. Jos asiakas lähestyy meitä, ohjaamme ensisijaisesti puhelimitse tai sähköpostitse tapahtuvaan kontaktointiin. Asiakkaiden lähettämät viestit poistetaan kahden kuukauden sisällä. 

​

Facebook käsittelee tietoja sekä EU:ssa että Yhdysvalloissa sijaitsevissa palvelimissa, joten Facebookin ylläpitäjä Meta saattaa käsitellä tietojasi EU:n ulkopuolella. Huomioi tämä, jos tykkäät, jaat tai kommentoit profiiliamme, sivuamme, mitä tahansa toimintaamme Facebookissa tai lähestyt Fidebon Oy:tä siellä. 

​

Meta Platforms Ireland Limitedin hallitsemia tietoja siirretään tai välitetään seuraaviin paikkoihin tai säilytetään tai käsitellään seuraavissa paikoissa: 1) paikat, joissa tällä on infrastruktuuria tai konesaleja, kuten Yhdysvalloissa, Irlannissa, Tanskassa ja Ruotsissa; 2) maat, joissa Meta-yhtiön tuotteet ovat saatavilla; 3) muut asuinmaasi ulkopuoliset maat, joissa tämän kumppanit, toimittajat, palveluntarjoajat ja muut kolmannet osapuolet sijaitsevat. Palveluntarjoaja on sitoutunut EU US Frameworkiin, joka takaa tietoturvallisuuden. 

 

Teams– Käytämme kokoustekniikan osalta Microsoftin Teams -alustaa. Teams on osa Microsoftin pilvipalvelukokonaisuutta. Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun kokousosallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne) sekä kokouksessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Koulutusten tallentamisesta sovitaan aina erikseen Fidebon Oy:n asiakkaan kanssa.  

​

Voit kysyä tarkempia tietoja käytössä olevista palveluistamme sähköpostitse. Voit tutustua palveluntarjoajiemme tietosuojaselosteisiin (jotka voivat muuttua tai päivittyä tasaisin väliajoin) heidän nettisivuillaan. 

  

11. Rekisterin suojauksen periaatteet 

​

Pidämme asiakkaidemme henkilötiedot ja muut asiakastiedot ehdottoman luottamuksellisina.  Henkilötietojen käyttö perustuu vain rekisteriselosteessa määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja muuten sopimusten sekä lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla. Kiinnitämme huomiota henkilötietojen ja asiakastietojen ajantasaisuuteen sekä suojaamme asiakastiedot mahdollisimman hyvin.  Käytämme erilaisia organisatorisia ja teknisiä suojauskeinoja, jotta varmistamme henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden. Tietoteknisistä suojauskeinoista käytämme muun muassa palomuuria, salaustekniikoita, varmuuskopiointia ja turvallisten laitetilojen käyttöä. Perehdytämme henkilöstömme tietoturvalliseen työskentelyyn. 

​

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi  

​

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.  

​

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen 

​

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarkentaa tai päivittää esimerkiksi lainsäädännön tai käytäntöjemme muuttuessa. Tämä seloste on päivitetty viimeksi 4.1.2024.